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基建办修缮项目管理工作流程

1 项目调研阶段

根据学院校舍修缮工作总体要求和基建办工作原则,基建办主要人员结合学院相关设施档案资料和使用部门需求对学院各个校区需要修缮的基础设施进行调研,确定校舍修缮项目。根据基建办工作计划和工作原则目前制定了三种常用的调研渠道。

1查阅基础设施相关资料档案:各校区不同设施建设年代差异较大,根据不同使用情况需要定期更新和修缮,通过查阅相关设施的建设时间、用料、使用及后续维护保养情况,结合使用过程中出现的问题记录制定合理的修缮方案和计划。

2现场踏勘调研:根据学院基础设施和主要设备使用过程中发现的问题进行核查,对发现的问题进行现场调研、查勘并做好问题记录。制定合理的修缮改造计划和方案,形成合理的问题调研计划,同时不断加强同使用部门的沟通协调做好对修缮改造方案的优化设计。

3结合使用部门需求进行针对性调研:根据基建办工作时间规律的特殊性,需要在每学期结束前对学院各部门进行走访调研,咨询了解各部门对校区相关基础设施和主要大型设备修缮改造和更新要求。切实按照部门合理需求计划,制定合理的改造和修缮方案,遵循使用部门提出需要,基建办制定修缮方案,最后双方共同协协商确定最优的修缮和改造方案。

2 编制项目计划预算阶段

根据不同实际情况选择合理的调研方案确定修缮计划之后需要对既定的修缮计划和方案编制相应的工程和采购预算。

结合学院每年的校舍修缮预算要求和计划,对确定需要修缮和改造的项目进行细化。对每个项目修缮详细要求、材料使用明细、设备改造更新名目需要逐条落实确定,根据项目改造计划和方案邀请咨询预算编制单位现场调研,通过现场测量计算确定具体的工程量和预算编制方案。

将每个项目的工程改造方案要求、预算方案进行整合并整理形成可行性的文字报告,报送学院财务处组织项目论证;通过论证的项目上报学院党委会进行审核确定。

基建办负责人结合项目修缮方案和预算情况向党委会汇报,介绍项目具体的修缮计划要求,汇报项目预算编制依据、预算具体内容和其他有关要求。党委会结合项目汇报情况提出相关问题并对预算和计划进行修正,确定最终的修缮方案和预算计划。

3 项目具体实施阶段

基建办根据最终的修缮改造计划和预算要求,制定合理的改造修缮实施方案和进度。按照基建办工作制度和要求,修缮计划实施主要涉及立项、招投标预算审核、招投标启动实施、项目开工实施、验收起用及后续收尾工作等几个主要阶段。

3.1 项目立项

基建办会同学院财务处对项目的明细和预算进行审核确认,基建部门结合不同项目的具体要求提前同招标代理机构协商招标采用的具体方案和要求,对招标内容进行细化和完善。财务处根据项目具体招标方案将项目预算方案上报上级主管部门审核批复,上级主管部门审核通过之后方可进入预算确认阶段。

3.2 招投标预算确认审核

基建办会同财务处招投标之前将所有新立项的项目预算再次进行核对确认,确保准确无误之后将最终的预算材料和项目资料发送给招标代理机构启动招投标流程,同时做好每个项目的总体预算控制和预留金要求。

3.3 招投标工作启动

项目预算最终确定之后按照法定流程需要立即启动招投标实施工作,具体的招投标工作主要由招投标代理机构负责完成。

招标代理机构根据项目立项报告、具体实施要求和预算资料编制招标文件,招标文件主要涉及投标须知、投标合同、招标公告等文件。招标过程中招标代理机构本着公平、公正的原则按照法定流程对外进行问题答疑和处理工作,招标过程中基建办配合协助招标代理机构做好问题答疑和现场踏勘等相应工作。基建办在整个招投标过程中做好对招投标全过程的跟踪监督工作,确保在公平公正的原则下高效有序地选出最适合项目实施的中标方。基建办和招投标代理机构在整个招投标过程中禁止出现有违招投标公平或者违反廉洁自律规定的问题出现,各方严格遵守学院和国家有关廉洁自律工作的相关规定。

3.4项目实施工作

项目中标方在接到招投标代理机构发出的中标通知书之后即可启动项目实施工作,待招投标中标公示期结束之后基建办召集监理方和施工方召开施工开始前的准备会,协商具体实施方案和工作细则。

施工方施工前期准备工作:编制详细的施工方案、安全环保应急预案、工期计划等项目前期资料并提交监理方审核,监理审核无误后报基建办批准备案。

监理方在施工正式开工前会同监理方进行现场踏勘确认,对影响施工的具体问题进行提前协调处理,基建办相关负责人全程做好跟踪协调。

项目施工阶段:

施工方根据项目合同和施工方案要求进行具体施工,施工过程中全程做好安全、质量、环保、健康方面的工作,确保工程在安全环保的前提下保质保量的完成项目的施工工作。

监理方在项目的整个施工过程中全程监督项目的具体实施工作,对监督发现的问题要求施工方及时进行整改,监理在监督实施过程中根据每个项目的要求制定好详细的监理工作计划并对每天的工作和出现的问题以口头和文字形式向甲方及时汇报,并做好记录确认。监理需要制定周期性的项目现场检查和监理工作会议制度,确保每个项目的顺利实施。

基建办在项目的整个实施过程中配合监理方对每个项目做好全程跟踪和检查工作,严格落实各项安全措施和制度,会同监理方及时发现安全环保隐患和质量问题并及时进行整改。对每个项目每天的施工进展情况进行记录和汇总,及时向学院领导汇报项目的实施情况,对项目在实施过程中出现的项目变更等问题进行签字确认。同时,也要做好对监理方工作的监督和考核工作,确保工程施工和监理考核管理工作同步进行。

项目验收前准备阶段:

工程施工结束之后,要求监理提醒施工方做好资料验收前的准备工作,监理会同施工方做好资料移交和签字工作,基建办负责对整理好的工程资料进行确认接收并做好备案工作。

现场工程施工结束之后,基建办会同监理方在正式验收开始之前组织各方开展小型预验收工作,对预验收过程中发现的问题要求监理做好文字记录并确认,制定好整改措施和进度要求。

待现场工程施工问题整改完毕之后确定最终验收的时间和具体的验收流程,并向学院相关参与部门及时发布相应的验收通告。

项目验收:

基建办牵头,会同学院财务部门、后勤管理部门、使用部门等相关人员组成验收组,对项目进行最终完工验收工作,学院纪检部门监督验收过程。

基建办负责人首先介绍项目的整个施工情况和合同要求,施工方和监理方根据自己施工方案和监理工作情况分别详细进行汇报。

验收组根据现场查验情况和施工方及监理方的汇报情况就项目出现的问题提出整改措施和方案,监理方对提出的问题进行记录并督促施工方做好整改计划,验收组根据整体完工情况和资料提交情况形成最终的验收意见。

工程款支付流程:

根据项目合同资金支付的不同阶段约定,通常涉及施工前支付预付款,施工过程中支付进度款,项目验收合格后支付工程尾款,质保期结束之后支付质保金。具体支付数额依据合同约定有所区别,总体流程基本一致。

注:如果项目涉及跨年度实施的,则需要提交履约保函。

3.5 项目后续其他收尾工作

验收结束之后,基建办要求监理方督促各个项目的施工方做好项目验收问题的整改落实情况,根据落实进度做好后续工程结算工作,为加快后续工程问题收尾进程必要情况下对施工方制定相应的奖惩措施,在项目问题整改进度、资料提交进展、质保期项目后续维护等涉及工程后期收尾工作等方面做到项目的善始善终。

工程项目一般需要2年的质保期,质保期内要确保项目的正常使用,使用过程中发现任何非人为因素造成的损坏均属施工方质保期免费维护范围,基建办应当及时协调施工方做好问题整改和修复维护工作,同时对存在争议的工程问题需要做好相应的责任认定工作。

 



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